Büroeinrichtung planen - vom leeren Raum zum Traumbüro

Wir verbringen einen Großteil unserer Zeit in der Arbeit. Um allzeit gesund und produktiv arbeiten zu können, sollte die Büroeinrichtung durchdacht und ergonomisch sein. Daher raten wir Ihnen, Ihr Büro im Vorhinein gut durchzuplanen und auch mit dem stetigen Wandel der Anforderungen und Änderungen mitzugehen. Eine Büroeinrichtung zu planen kann diverse Gründe haben. Neben den veränderten Anforderungen kann auch eine strukturelle Veränderung oder Wachstum ein Anlass sein. Auch ein Umzug oder eine Renovierung kann der Grund für eine Neu- oder Umplanung Ihres Büros sein. Auch neue Arbeitsweisen, die auch nach dem Ende der Pandemie weiterhin an Anerkennung gewinnen, geben einen Ansporn. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen weiterhelfen, wie Sie am besten Ihre Büroeinrichtung planen. Nachfolgend werden allerlei Fragen und Themen rund um das Thema behandelt. 

Inhaltsverzeichnis:

1. Wer, wie, was – welche Planungshilfen gibt es?
2. Was kann bei der Standortwahl beachtet werden?
3. Interieur – welche Büromöbel integrieren Sie wie in Ihr Einrichtungskonzept?
4. Wie platziere ich die Büromöbel richtig?
5. Hier geht Ihnen ein Licht auf – was sind die perfekten Lichtverhältnisse im Büro?
6. Bis ins kleinste Detail – was muss neben Büromöbeln noch geplant werden?
7. Welche Vorteile bieten Online-Planung in Eigenregie versus Experten-Planung?
8. Büroeinrichtung planen – gibt es rechtliche Vorgaben?
9. Fazit

Wer, wie, was – welche Planungshilfen gibt es?

Je nachdem, welcher Raum geplant werden soll, gibt es verschiedene Vorgehensweisen. Die Büroeinrichtung zu planen, kann bei einem Großraumbüro schnell überfordernd wirken. Wollen Sie sich selbst um die Einrichtungsplanung kümmern, können Sie diverse Online-Tools dabei unterstützen. Die Auswahl an kostenlosen Programmen zur Interieur-Planung ist groß und hat jeweils andere Eigenschaften. So kann mit manchen Tools sogar in 3D geplant werden. Grundsätzlich lässt sich aber festhalten, dass Sie sich von groß zu klein orientieren können. Sprich, am besten fangen Sie mit der Einbindung großer Möbelstücke an und arbeiten sich dann Stück für Stück hinunter bis hin zur Beleuchtung und Dekoration. Sind Sie sich mit der eigenständigen Planung Ihrer Büroeinrichtung über ein Online-Tool etwas unsicher, helfen Experten weiter. Das Heranziehen von geschulten Fachleuten hilft Ihnen dabei, Ihren Raum optimal zu nutzen und gibt Ihnen Tipps über die richtige Platzierung der einzelnen Möbelstücke. Bevor jedoch die Büromöbel geplant werden können, müssen im Vorfeld andere Faktoren aufeinander abgestimmt werden. 

Was kann bei der Standortwahl beachtet werden?

Je nachdem, wo der Standort Ihres Büros ist, gibt es andere Anforderungen an die Einrichtung. Geht es darum, ein Großraumbüro mit Kundenverkehr zu planen, sollte beispielsweise ein ansprechender Empfangsbereich einkalkuliert werden, wohingegen bei einem Home-Office eine schlichte Schreibtisch-Bürostuhl-Kombination ausreicht. Ein Büroraum kann in zwei Formen vorkommen:

Open Space Büro 

Ein Open Space Büro ist in der Regel ein einziger riesiger Raum, in dem die einzelnen Bereiche nur durch Schränke und Raumtrenner abgegrenzt werden. Diese offene Arbeitsatmosphäre fördert die Kommunikation untereinander und kann die Teamkultur sowie den Zusammenhalt stärken. Auch Entscheidungswege und hierarchische Diskrepanzen können dadurch minimiert werden. Bevorzugen Sie jedoch ein privates und besonders ruhiges Arbeitsumfeld ist ein One Space Büro für Sie die bessere Wahl.

One Space Büro

Ein One Space Büro ist, wie der Name vermuten lässt, ein eigener Büroraum für jeweils ein bis zwei Personen. Die daraus resultierende Privatsphäre und der geringe Lärmpegel erleichtern konzentriertes Arbeiten. In Tätigkeiten, bei denen viel mit Zahlen gearbeitet wird, kann dies von Vorteil sein. Bei einem One Space Büro findet die Kommunikation untereinander jedoch nur in der Kantine, der Teeküche oder in Meetings statt. Je nach Unternehmen kann das aber durchaus ausreichend sein.

Zusammenfassend kann bei der Raumauswahl festgehalten werden, dass sich die Räumlichkeiten an das Unternehmen anpassen lassen müssen. Neben den Arbeitsräumlichkeiten und einer Pausenmöglichkeit werden in den meisten Betrieben auch noch Meetingräume und Ruhezonen benötigt. Auch ein zusätzlicher Lounge- und Kreativbereich können Ihre Kollegen dabei unterstützen, Ihre Fähigkeiten bestmöglich auszuschöpfen. Unter einem Kreativbereich stellen wir uns einen Raum vor, in dem viel Platz für kreatives Denken, Skizzen und Notizen ist. Diese können durch Whiteboards oder Plakate zu Papier gebracht werden. Neben den Notizmöglichkeiten sind individuell kombinierbare und verschiebbare Tische und Sitzgelegenheiten von Vorteil, um sich ungezwungen als Team zusammenzusetzen. In einer Studie aus der Schweiz mit über 600 Befragten geben 66 % der Teilnehmer an, dass Sie separate Räume für konzentriertes Arbeiten begrüßen würden. 62 % der Probanden wünschen sich attraktive Gemeinschaftsräume oder -flächen für den spontanen Austausch untereinander. Die Kommunikation in ungezwungener Atmosphäre wirkt entschleunigend und hilft dabei, objektiver an Problemlösungsansätze heranzugehen.

Interieur – welche Büromöbel integrieren Sie wie in Ihr Einrichtungskonzept?

Nachdem Sie nun top informiert über das Wo beim Planen Ihrer Büroeinrichtung sind, gehen wir im nächsten Schritt auf das Was, also die Inneneinrichtung Ihres Arbeitsplatzes, ein. Für eine Büroeinrichtung im Home-Office benötigen Sie kaum mehr als einen Schreibtisch und einen Bürostuhl. Hierbei raten wir Ihnen, den Fokus vor allem auf die Ergonomie zu legen, um Ihre körperliche und geistige Gesundheit während der Arbeit optimal zu unterstützen. Achten Sie bei Ihrem Schreibtisch außerdem auf die Möglichkeit zur Höhenverstellung, damit Sie sowohl im Sitzen als auch im Stehen ergonomisch und konzentriert arbeiten können. Zudem empfehlen wir Ihnen eine Bodenschutzmatte, um Ihren Boden vor Beschädigungen durch Bürostuhlrollen zu schützen.

In einer gewerblichen Büroeinrichtung reicht eine Schreibtisch-Bürostuhl-Kombination nicht aus, aber dazu im späteren Verlauf mehr. Zunächst gehen wir auf die Ausstattung des Raumes ein. Büroräume sind häufig mit Teppichboden ausstaffiert. Der Bodenbelag hat diverse Vorteile, allen voran senkt es den Lärmpegel und dämpft Geräusche. Auch der Hall in einem Raum kann dadurch vermieden werden. Neben der Verbesserung der Raumakustik begünstigt ein Teppichboden ein gemütliches Flair und lockert die Arbeitsumgebung auf.

Für die Küche und den Pausenbereich, sowie für den Empfang empfehlen wir Ihnen, einen robusteren Bodenbelag auszuwählen, da in diesen Räumlichkeiten mehr Schmutz entsteht. Hier eignet sich beispielsweise PVC oder Vinyl, diese robusten Bodenbeläge überzeugen auch durch ihre pflegeleichten Eigenschaften.

Haben Sie ein großes Open Space Büro, können Sie die einzelnen Arbeitsplätze durch Raumtrenner voneinander abgrenzen, diese haben zudem oft lärmmindernde Eigenschaften. Auch durch Büroschränke kann die Fläche in einzelne Areale unterteilt werden. Büroschränke bieten zudem viel Stauraum für unter anderem Ordner, Akten oder Arbeitsutensilien. Der Bereich des Arbeitnehmers selbst besteht aus ähnlichen Büromöbeln wie auch ein Home-Office. Auch hier sollte besonderer Wert auf Funktion und Ergonomie gelegt werden, damit Sie und Ihre Kollegen allzeit gesund und produktiv arbeiten können. Um die Büroeinrichtung planen zu können, können Sie auch nach den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeiter fragen. Wo der eine mit einer schlichten Schreibtisch-Bürostuhl-Rollcontainer-Kombi auf einer Bodenschutzmatte vollends zufrieden ist, kann ein anderer möglicherweise am effektivsten auf einem Sitzball oder Arbeitshocker arbeiten. Durch den Miteinbezug der Arbeitnehmer-Meinung können Sie Ihre Büroeinrichtung planen und gleichzeitig die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen stärken. Wie bereits erwähnt, sollte der Arbeitsplatz aber in jedem Fall ergonomisch gestaltet sein. Dies lässt sich einfach durch einen elektrisch höhenverstellbaren Schreibtisch und einen qualitativ hochwertigen, ergonomischen Bürostuhl ermöglichen. Durch das zusätzliche Einbinden von Pflanzen und vereinzelt auch Dekoartikeln, wird das Büro an Wohlfühlatmosphäre gewinnen und zusätzlich Ihre Kollegen zufriedener stimmen.

Experten Tipp:

Sind Sie mitten in der Planung Ihrer Büroeinrichtung, so ziehen Sie es in Erwägung, schallisolierte Telefonboxen mit einzuplanen. Diese Boxen sind perfekt, um in einem Open Space Büro an Meetings oder längeren Telefonkonferenzen teilzunehmen. Durch Ihre schallisolierenden und lärmdämpfenden Eigenschaften haben Sie eine perfekte Raumakustik und werden in wichtigen Gesprächen nicht gestört. Umgekehrt wird die Konzentration Ihrer Kollegen während der Arbeit nicht durch Teildialoge erschwert.

Wie platziere ich die Büromöbel richtig?

Nach dem Was folgt das Wie. Wie die Büromöbel richtig korrekt platziert werden, erfahren Sie im nachfolgenden Kapitel. Je nachdem, ob Sie die Büroeinrichtung für ein Einzelzimmer oder einen Großraum planen, gibt es unterschiedliche Tipps, die Sie bei der Platzierung unterstützen. In einem Open Space Büro sollte darauf geachtet werden, dass genug Luft zwischen den einzelnen Arbeitsplätzen ist, damit sich die Arbeiter nicht beengt oder in Ihrer Tätigkeit eingeschränkt fühlen. Bei allen Räumlichkeiten ist es wichtig, den Schreibtisch im rechten Winkel zum Fenster aufzustellen, da es für die Arbeit nicht förderlich ist, wenn Sonnenstrahlen die Sicht zum Bildschirm einschränken oder den Mitarbeiter gar blenden. Auch der Einfall von Sonnenstrahlen auf den Bildschirm erschwert die Sicht und somit die Tätigkeit an sich. Themen, wie die optimale Sitzhöhe oder die ideale Schreibtischhöhe, wurden bereits in eigenen Ratgeberbeiträgen ausführlich behandelt. Deswegen werden diese hier nicht weiter ausformuliert. Um Ihnen einen Einblick zu ermöglichen, wie die Einrichtungsplanung eines Büros aussehen kann, stellen wir Ihnen nun ein paar Beispiele vor.

Wie in diesem Beispielbild für das Milieu Home-Office ersichtlich wird, ist der Schreibtisch im rechten Winkel aufgestellt, sodass der Mann alles auf seinem Laptop erkennen kann. Betrachten Sie nebenstehendes Bild genauer, wird hier ein höhenverstellbarer Schreibtisch mit einem T-Gestell verwendet und ein Sitzball als Bürostuhl-Alternative. Dieser verleitet ebenso zu einer korrekten Sitzhaltung wie ein ergonomischer Bürostuhl.

Hier ist ein Open Space Büro dargestellt. Hier wird in Reihen gearbeitet, die genug Luft für Bewegung lassen. Auch hier sind die Schreibtische korrekt platziert und haben kleine Trennwände zur Bereichsabgrenzung integriert.

Nebenstehende Grafik zeigt ein One Space Büro für eine Person. Ebenso wie in vorhergehenden Beispielen ist der Schreibtisch korrekt platziert. Ebenso ist ein ergonomischer Bürostuhl vorhanden, der eine gesunde Sitzhaltung fördert und produktives Arbeiten unterstützt.

Hier ist ein kreativer Meetingraum dargestellt. Das Whiteboard gibt Raum für Notizen. Der kleine Konferenztisch lädt zu kreativen Teambesprechungen ein und fördert das gemeinsame Denken.

Hier geht Ihnen ein Licht auf – was sind die perfekten Lichtverhältnisse im Büro?

Neben Büromöbeln spielen auch die Lichtverhältnisse eine bedeutende Rolle. Grundsätzlich kann festgehalten werden, dass natürliches Licht immer besser ist als künstliches. Tageslicht ist unglaublich wichtig für die Büroatmosphäre und wirkt sich positiv auf das Wohlbefinden der Arbeitnehmer aus. Nicht zuletzt sind Mitarbeiter in einem lichtdurchfluteten Büro glücklicher. Jedoch kommen viele Unternehmen ohne künstliches Licht in einem Büro kaum aus, da nicht ganzjährig jeder Tag voller Sonnenschein ist und manche Unternehmen nicht so viele Fenster haben. Daher ist eine Kombination aus natürlichem und künstlichem Licht, welches sowohl direkt als auch indirekt beleuchtet, eine optimale Mischung. So kann indirektes künstliches Licht für ein angenehmes Raumambiente sorgen und zusätzlich Arbeitsplätze ausreichend beleuchten. In der Regel sollte die Arbeitsfläche mit 500 Lux ausgeleuchtet sein und nicht blenden. Hierfür bieten sich beispielsweise Deckenleuchten an, die sowohl nach oben als auch schwächer nach unten leuchten. Sind die Lampen mit LEDs ausgestattet, sparen diese sogar noch zusätzlich Kosten, da diese Leuchtmittel weitaus energieeffizienter sind. Bedenken Sie also am besten im Voraus bei Ihrer Büromöbelplanung die Art und die Platzierung von Leuchten.

Bis ins kleinste Detail – was muss neben Büromöbeln noch geplant werden?

Sie haben sich für Schränke, Schreibtische und Bürostühle entschieden. Und nun? Neben den offensichtlich benötigten Einrichtungsgegenständen gibt es weitere Dinge, die in Ihrem neuen Traumbüro Platz finden sollten. Allem Voraus empfehlen wir Ihnen, Pflanzen und Grün mit in Ihr Einrichtungskonzept zu integrieren. Durch die grüne Dekoration wird nicht nur das Gesamtbild aufgelockert und das Ambiente verbessert, sondern auch die Luftqualität in Ihren Räumlichkeiten profitiert von den Topfpflanzen. So können Kopfschmerzen vermieden und das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter gesteigert werden. Leider benötigen echte Pflanzen aber ausreichend Licht, was sich in manchen Büros als schwierig erweist. In diesen Fällen können aber Kunstpflanzen Abhilfe schaffen. Sie haben zwar keine luftverbessernden Eigenschaften, sehen aber ihren echten Artgenossen zum Verwechseln ähnlich und erweisen sich dadurch zum echten Hingucker. Auch Bilder oder der ein oder andere Dekorationsgegenstand, wie eine Vase, können in die Planung mit einfließen, da diese ebenfalls das Arbeitsumfeld gemütlicher erscheinen lassen. Jedoch sollte mit der Einbringung von Dekoration nicht übertrieben werden, da dies sonst Unruhe ausstrahlt und eine unstrukturierte Arbeitsweise fördert. Hier gilt das Sprichwort: „Weniger ist mehr“. 

Welche Vorteile bieten Online-Planung versus Expertenplanung?

Büroeinrichtung planen – gibt es rechtliche Vorgaben?

Es gibt eine Reihe von Richtlinien, die Angaben für die Gestaltung von Büroarbeitsplätzen enthalten. Neben dem Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) und der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) gibt es die Bildschirmarbeitsverordnung (BildscharbV) und die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV).  Auch die DGUV Information 215-441 „Büroraumplanung“ kann dabei helfen, Ihre Büroeinrichtung zu planen. Des Weiteren müssen einige Sicherheitsaspekte, wie die Planung von Fluchtwegen, miteinbezogen werden.

Fazit

Warum Sie Ihre Büroeinrichtung planen (lassen) sollten. Die Vergangenheit hat gezeigt, dass sich unsere Gesellschaft in einem stetigen Wandel befindet und oftmals wirtschaftlichen oder globalen Ereignissen ausgesetzt ist. Um dem als Unternehmen auf Dauer standhalten zu können, sollten die Arbeitsatmosphäre sowie die Büroeinrichtung funktional und wandelbar sein. Ein ansprechendes Umfeld fördert eine produktive Arbeitsweise bei den Mitarbeitern und wirkt sich zudem auf deren Wohlbefinden und das Arbeitsklima untereinander aus. Das wiederum stärkt die Bindung zum Unternehmen und stimmt die Kollegen glücklicher. Zögern Sie also nicht und planen Sie Ihr Traumbüro!

Sie wollen noch mehr wissen?

In unserem Ratgeber finden Sie weitere interessante Inhalte rund um das weitläufige Thema Ergonomie beim Arbeiten. Selbstverständlich stehen wir Ihnen gerne auch mit Rat und Tat zur Seite: via Telefon, per E-Mail oder auch im Online Chat. Wir sind für Sie da und freuen uns auf Ihre Nachricht!