Home Office - daheim arbeiten, aber richtig
Die Entwicklung darf guten Gewissens als seltsam empfunden werden. Obwohl aktuelle Umfragen nahelegen, dass sich die Deutschen flexiblere Arbeitsmodelle wünschen, arbeiten immer weniger Arbeitnehmer von zu Hause aus. Während sich das Prinzip „Home Office“ europaweit großer Beliebtheit erfreut, herrscht in Deutschland offensichtlich eine gegenläufige Kultur, die eher die Anwesenheit am Arbeitsplatz honoriert als tatsächliche Leistung. Wer sich dennoch über das Vertrauen seines Vorgesetzten freuen darf, dass er von Daheim aus genauso produktiv ist wie im Büro, sollte noch vor der Einrichtung des heimischen Arbeitsplatzes ein paar Punkte beachten.
Wissenswertes rund um das Thema "Home Office"
Was genau die Skepsis der deutschen Arbeitgeber und auch einiger Arbeitnehmer gegenüber der Heimarbeit begründet, steht in den Sternen. Nach einer anfänglichen Begeisterung für das flexible Modell „Home Office“, das Mitarbeitern ohne gute Gründe für eine Präsenzpflicht im Büro das Arbeiten im heimischen Arbeitszimmer ermöglicht, schleichen sich alte Vorurteile ein. Arbeitgeber unterstellen ihren Angestellten Umfragen zufolge, dass sie am heimischen Schreibtisch weniger leisten als unter Aufsicht – obwohl zahlreiche Studien das Gegenteil beweisen. Aber auch unter den Kollegen macht sich in zunehmendem Maße schlechte Stimmung in Richtung daheim arbeitenden Kollegen breit. Frei nach dem Motto „Während wir hier schuften, machen sich die einen Lenz“ wird in den meisten Fällen ohne Grundlage drauflos gehetzt.
Dem gegenüber erstarkt eine uralte deutsche Sichtweise, die die bloße Anwesenheit am Arbeitsplatz als „fleißig“ einordnet und darüber die tatsächlich erbrachte Leistung in den Hintergrund rückt. Und tatsächlich dürfte so ziemlich jeder im Kollegen- oder Bekanntenkreis jemanden kennen, der sozusagen am Arbeitsplatz wohnt. Und der Faktenlage nachzuschließen, wird dieses Verhalten auch noch belohnt: In Deutschland wird Erhebungen zufolge immer noch derjenige befördert oder für eine Gehaltserhöhung vorgesehen, der die meiste Zeit am Arbeitsplatz verbringt. Natürlich wurde auch untersucht, ob und wie viel diese Kandidaten tatsächlich arbeiten. Das Ergebnis verwundert nicht: Der tatsächliche Output ist oft geringer. Die während der Arbeitszeit untergebrachten Freizeit-Aktivitäten wie Pausen, privates Internet-Surfen oder ausufernde Gespräche mit Kollegen, über die Schreibtische hinweg oder auf dem Flur, sind um einiges höher als bei Kollegen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt Feierabend machen wollten.
Natürlich kann das Modell „Home Office“ auch gründlich daneben gehen. Das am nächsten liegende Beispiel ist das der jungen Familie, die sich verspricht, die Kinder und den Haushalt mit der Arbeit besser unter einen Hut zu bringen. Oft bleibt es in diesem Fall bei der Theorie. Denn wer präsent ist, und selbst wenn es hinter einer Tür im eigenen Arbeitszimmer ist, der ist auch greifbar. Selbstständige und vom heimischen Atelier aus Kreativschaffende können ein Lied davon singen: „Du hast’s ja gut und kannst arbeiten, wann du willst“, heißt es da zum Beispiel, wenn etwa spontaner Besuch vor der Tür steht oder der Partner eine Aufgabe delegieren will. Dagegen steht eine Abgabe oder ein verbindlich vereinbarter Arbeitsfortschritt. Zwischen diesen Fronten gerät einerseits die Familie unter Druck, weil die Erwartungen an die neue Arbeitssituation nicht erfüllt werden. Andererseits leidet die Arbeit, weil Konzentration nur eingeschränkt oder gar nicht möglich ist.
Habe ich Recht auf Home Office?
Beachtet der Arbeitnehmer aber ein paar grundlegende Regeln, können die Fallstricke auf dem Weg zur produktiven Arbeit von zu Haus aus minimiert werden. Bevor Arbeitnehmer aber ganz oder teilweise ihren Job von daheim ausüben, müssen auch ein paar Grundsätze geklärt werden. Denn für das relativ junge Arbeitsmodell „Home Office“ gibt es noch keine eigenen Gesetze und auch keine fixierten Richtlinien durch Arbeitgeberverbände. Entsprechend haben Arbeitnehmer auch, anders als bei Teilzeitarbeit, keinen Anspruch darauf, dass die Chefetage die Arbeit am heimischen Schreibtisch erlaubt. Deshalb ist jeder Fall ein Einzelfall, der individuell mit den Vorgesetzten zu verhandeln ist. Das umfasst die Anzahl der Tage und die Rahmenbedingungen. Experten empfehlen, dass Arbeitnehmer darauf pochen sollten, dass die vereinbarten Punkte schriftlich festgehalten werden.
Nach dem Weg zum Chef kommt der zum Vermieter
Der nächste Weg sollte der zum Vermieter sein. Zwar muss der Haus- oder Wohnungseigentümer grundsätzlich nicht darüber in Kenntnis gesetzt werden, ob der Mieter die Räumlichkeiten nur als Wohnung oder auch zum Arbeiten nutzt – natürlich nur, solange kein Kundenbesuch oder regelmäßige Visiten von Vorgesetzten kommen. Laut Silvia Wiedenmann, Leitung der Abteilung „Hausverwaltung“ beim Immmobilienbüro „Anders Wohnen“ in Weilheim, spielt es für einen „bestimmungsgemäße Gebrauch“ der Wohnung durchaus eine Rolle, ob jemand am Abend für ein oder zwei Stunden auf einem Schreibtischstuhl am Arbeitsplatz sitzt oder den ganzen Tag über – mehrmals die Woche. Denn am Ende eines Mietverhältnisses werden die Abnutzungserscheinungen an Böden, Wänden und Armaturen einer Wohnung genau unter die Lupe genommen werden. Gerade bei Böden kommt es laut der Erfahrung der Hausverwalterin immer zu Diskussionen. Spezielle Home Office Möbel können hier Abhilfe schaffen.
Folgendes Beispiel: Ein Mieter hat einen Arbeitsplatz im Wohnzimmer eingerichtet, an dem er nach Feierabend ein, zwei Stunden am Computer sitzt, ein paar Einkäufe erledigt, private Mails beantwortet, ein PC-Spiel spielt oder Aktienkurse kontrolliert. Je nachdem, ob er für seinen Bürostuhl die zum Boden passenden Rollen installiert hat oder eine geeignete Schutzmatte unter dem Arbeitsplatz liegen hat, wird der Boden unter der Fläche mehr oder weniger abgenutzt. Um möglichen Konflikte bei beim Auszug vorzubeugen, empfiehlt es sich also nicht nur, das richtige Equipment einzusetzen, sondern auch auf Kommunikation zu setzen. „Wenn ein Mieter eine Wohnung für rein private Zwecke mietet, bekommt der Vermieter dafür in Form der Miete ein Entgelt und muss dafür in Kauf nehmen, dass sich die Wohnung bestimmungsgemäß abnutzt.“
Dem Beispiel nach dürfte der Boden unter dem privaten Arbeitsplatz je nach Dauer des Mietverhältnisses lediglich leichte bis mittlere Abnutzungsspuren aufweisen. „Anders sieht es aus, wenn ein Mieter täglich acht oder neun Stunden mit einem Bürostuhl auf dem Boden herumrollt – vor allem auf echten Holzböden hinterlässt das deutliche Spuren. Da kommen Kratzer ins Parkett, die mit normalen Abnutzungserscheinungen nichts mehr zu tun haben“, so Silvia Wiedenmann. Der springende Punkt ist: „Wenn der Vermieter davon in Kenntnis gesetzt wurde, dass der Mieter im Home Office arbeitet, ist der Boden der Wohnung auch „bestimmungsgemäß“ abgenutzt, wenn unter dem Arbeitsplatz höhere Abnutzungsspuren zu sehen sind.“ Die Expertin empfiehlt, entsprechende Vereinbarungen schriftlich festzuhalten – am besten im Mietvertrag.
Die Materialfrage ist auch eine Kostenfrage
Nun, da die Rahmenbedingungen fürs Home Office geklärt sind, ein passender Platz für den heimischen Arbeitsplatz gefunden und Übereinkünfte mit der Familie über das „Wie“ und „Wann“ getroffen sind, geht es an die konkrete Planung: Reicht der alte Schreibtisch auch für längere Tätigkeiten aus, ist er groß genug, ist er ausreichend beleuchtet, ist er ergonomisch einstellbar? Passt der Bürostuhl dazu, hat er genügend Einstellungsmöglichkeiten und hat er die richtigen Rollen für den jeweiligen Boden? Falls Neuanschaffungen getätigt werden müssen, gehen sie zu Lasten des Arbeitnehmers – natürlich nur, sofern der Arbeitgeber sich nicht bereiterklärt hat, die Kosten dafür voll oder teilweise zu übernehmen.
Dasselbe gilt für Drucker, Scanner, PC, Telefon, Handy oder auch beim Internet-Anschluss. Müssen leistungsstärkere Modelle angeschafft oder eine höhere Bandbreite gebucht werden, zahlt das im Normalfall ebenfalls der Arbeitnehmer. Verhandlungssache ist auch, wer die Kosten für Papier, Toner oder Schreibmaterialien übernimmt. Keine Diskussion gibt es hingegen beim Arbeitsschutz und bei der Diskretion: Beides muss auch am heimischen Arbeitsplatz gewährleistet sein. Vor allem beim Thema „Datenschutz“ müssen Arbeitnehmer und Arbeitgeber aufpassen. Betriebliche Geheimnisse sind auch in Privaträumen streng zu hütendes Wissen; folglich dürfen sensible Dokumente nicht unbewacht und für andere Leute als den Mitarbeiter zugänglich herumliegen. Auf dem Computer gespeicherte Firmendaten müssen nach aktuellen technischen Standards geschützt sein. Auch hier empfehlen sich klare Absprachen über die Vorgehensweise – bei diesem Thema verstehen die Arbeitsgerichte keinen Spaß.
Die Frage nach den Arbeitszeiten und der Steuer
Was die Arbeitszeiten anbelangt, werden am besten ebenfalls vorher klare Absprachen getroffen: Gibt es feste Arbeitszeiten, gelten Kernarbeitszeiten und welche Arbeit wird bis zu welcher Zeit erledigt? Stehen acht Stunden in der Vereinbarung, muss der Angestellte auch acht Stunden lang arbeiten. Einen Nachweis darüber kann der Arbeitgeber zwar einfordern, konkret prüfen lässt sich das aber nicht. Entsprechend, und das ist die eingangs genannte Crux an der Sache, ist an dieser Stelle eine solide Vertrauensbasis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vonnöten. Um die Kommunikation zwischen dem Kollegen daheim und den Mitarbeitern beziehungsweise Vorgesetzten zu ermöglichen, raten Experten, dass vorab fixe Zeitabschnitte ausgemacht werden, in denen der Heimarbeiter ans Telefon gehen oder zeitnah auf E-Mails reagieren muss.
Was die steuerlichen Aspekte des heimischen Arbeitsplatzes angeht, gilt es, zwei Grundsätze präsent zu haben: Steht für die berufliche oder betriebliche Tätigkeit außer dem Home Office noch ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, kann der heimische Schreibtisch nicht abgesetzt werden. Ist dies nicht der Fall, kann ein Anteil steuerlich geltend gemacht werden. Ist das Büro zu Hause jedoch der Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit, sind die Kosten uneingeschränkt geltend zu machen. Für Arbeitgeber ist folgende Variante interessant: Ein Arbeitszimmer kann, das Einverständnis des Hauseigentümers vorausgesetzt, an den Arbeitgeber vermietet werden – somit kann er es unter Umständen steuerlich geltend machen. Ein Gespräch mit dem jeweiligen Steuerberater ist für eine genaue Klärung der Umstände unabdingbar.
Home Office: Vor- und Nachteile
Das Arbeiten im Home Office ist wie ersichtlich wurde, mit einigen Voraussetzungen verbunden. Sind Sie sich über die Erfordernisse bewusst, setzen Sie sich vermutlich noch einmal näher mit dem Home-Office-Konstrukt auseinander. Um Sie dabei zu unterstützen, folgen hier einige allgemeine Vor- und Nachteile zum Arbeiten von zuhause aus:
| Vorteile: Was spricht für das Home Office? | Nachteile: Was spricht gegen das Arbeiten von zuhause? |
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Fazit
Haben Sie die Vor- und Nachteile von Home-Office gegeneinander abgewägt und sich für das Arbeiten von Zuhause aus entschieden, gilt es noch die Voraussetzungen dafür zu erfüllen. Eine solide Vertrauensbasis vorausgesetzt und sämtliche Rahmenbedingungen abgeklärt, kann Home Office eine Bereicherung sowohl für die Chefetage als auch für die Arbeitnehmer sein. Ein weiterer Punkt sollte allerdings vor allem dem Arbeitgeber bekannt sein: Ist es einem Arbeitnehmer erst einmal gestattet, im Home Office zu arbeiten, tut sich der Arbeitgeber schwer, die Erlaubnis wieder zu entziehen. Nach einem aktuellen Urteil eines Arbeitsgerichts müssen Firmen die Interessen des Angestellten berücksichtigen und dürfen nicht über ihren Kopf oder den Willen des Betriebsrats den Angestellten ins Büro zurückbeordern – rein formell stellt dieser Vorgang nämlich eine Versetzung dar.
Experten Tipp: Home Office
Ablenkungen ausschalten
Eine gewisse Routine sollte auch im Home Office eingehalten werden. Pünktlich beginnen, Arbeitsschritte für den Tag planen, Ablenkungen vermeiden. Disziplin ist wie im Büro auch nötig. Um das home office als idealen Arbeitplatz für sich zu entdecken, kann es auch helfen, auf den eigenen Bio-Rythmus zu hören. Wer bereits früh morgens die Kinder für den Weg zur Schule bereit gemacht hat, kann auch gleich mit der Büroarbeit beginnen.